Процедури сертифікації систем управління

1. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ СЕРТИФІКАЦІЇ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ

1.1 Загальні положення

Сертифікація систем управління проводиться з ініціативи виробника продукції/організації що надає послуги, органом з сертифікації згідно чинного законодавства та повноважень на оцінку систем управління. Обсяги, терміни виконання і відповідальність сторін визначаються договором між заявником та органом з сертифікації.

Процедури, відповідно до яких провадить свою діяльність орган з сертифікації недискримінаційні і реалізуються недискримінаційним чином.

Принципи, згідно якими орган з сертифікації проводить свою діяльність з оцінювання відповідності систем управління:

  • неупередженість;
  • компетентність;
  • відповідальність;
  • відкритість;
  • конфіденційність;
  • реагування на скарги;
  • ризик-орієнтований підхід.

Якщо будь-якій особі або організації, яка приймає участь в процесі сертифікації системи управління відомо про загрозу для дотримання викладених принципів, необхідно терміново повідомити керівництво ОС. Роботи з сертифікації на період урегулювання конфлікту припиняються, а керівництво органу зобов’язано винести відповідне рішення для забезпечення об’єктивності робіт з сертифікації систем управління.

Орган з сертифікації забезпечує залучення до процесу сертифікації аудиторів, компетентність яких підтверджена відповідними документами та заслуговує на довіру. Орган з сертифікації не співпрацює та не залучає до робіт з сертифікації консалтингові організації, оскільки це становить неприйнятну загрозу для неупередженості органу сертифікації. Орган сертифікації контролює відсутність фінансового, комерційного чи будь-якого іншого тиску з боку замовника або інших зацікавлених осіб для забезпечення неупередженості висновків сертифікації.

Оплата робіт з сертифікації систем управління проводиться на основі укладених договорів з заявником.

Орган з сертифікації забезпечує можливість доступу до своїх послуг усім заявникам.

Орган з сертифікації не висуває неправомірні фінансові чи інші умови.

Доступ до послуг органа з сертифікації не залежить від розміру замовника або його членства в будь-якій асоціації чи групі, а також від кількості вже осертифікованих замовників.

Орган з сертифікації обмежує свої вимоги, оцінювання і рішення щодо сертифікації колом тільки тих питань, що мають конкретне відношення до галузі сертифікації, що розглядається.

2. ВИМОГИ ДО ПРОЦЕСУ

2.1 Перед-сертифікаційні заходи

2.1.1 Заявка та опитувальна анкета

Орган з сертифікації вимагає від клієнта подання заявки на проведення сертифікації системи управління в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА (Ф-01-ПР-13), оформлену належним чином, підписану керівником та головним бухгалтером підприємства-заявника та закріплену печаткою підприємства. Разом із заявкою заявник подає до органу з сертифікації заповнену опитувальну анкету з інформацією щодо виробництва/послуг, що заявлено на сертифікацію вимог встановлених у стандартах для проведення аналізування системи управління (Ф-02-ПР-13) підписану керівником підприємства-заявника та закріплену печаткою підприємства.

Заявка на проведення сертифікації системи управління реєструється у електронному журналі реєстрації заявок на проведення оцінки відповідності систем управління і сертифікатів (Ф-12-ПР-13).

Заявка (Ф-01-ПР-13) містить:

  1. бажану сферу сертифікації (назва продукції (послуг), щодо якої (-їх) передбачено оцінити систему управління, (коди ДКПП (УКТЗЕД) — у разі потреби);
  2. особливості організації-заявника, як вимагається конкретною схемою сертифікації, зокрема назву, юридичну і фактичну адресу;
  3. позначення та назва стандарту, та інших вимог, на відповідність якому передбачено оцінити систему управління, та тощо.

Опитувальна анкета (є додатком до заявки та невід'ємною його частиною) (Ф-02-ПР-13) містить:

  1. загальні відомості про заявника: назву організації-заявника, код ЄДРПОУ, адреси (юридичну, виробничу для листування), банківські реквізити, номер свідоцтва платника ПДВ, П.І.Б., посади та контактні телефони, факси, e-mail: керівника підприємства, контактної особи;
  2. відомості щодо системи управління: перелік, адреси, чисельність персоналу, розклад змін, види діяльності відокремлених ділянок підприємства-заявника; процеси, що виконуються на умовах аутсорсинсу, причини застосування і місце; наявність іншої системи управління, її статус; виключення вимог стандарту та обґрунтування такого рішення;
  3. інша інформація: мова спілкування персоналу; веб-сторінка; людські ресурси; інша важлива інформація;
  4. інформацію стосовно консультацій з питань, системи управління, і якщо так, то ким.

2.1.2 Рішення за заявкою на проведення сертифікації системи управління

2.1.2.1 Перед тим як розпочати оцінювання системи управління орган з сертифікації аналізує заявку (Ф-01-ПР-13), опитувальну анкету (Ф-02-ПР-13) і додаткову інформацію надану заявником стосовно вимог до сертифікації та оформлює рішення за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13), яке підписує керівник або заступник керівника ОС та погоджує керівник підприємства-заявника, щоб упевнитись в тому, що:

  1. будь-які відомі розбіжності між органом з сертифікації і заявником усунено;
  2. орган з сертифікації ТОВ “ВЕС “УКРЕКСПЕРТИЗА” компетентний і здатний здійснити сертифікацію системи управління стосовно заявленої сфери;
  3. враховано місцезнаходження ділянок/філій заявника, бажану сферу сертифікації, час проведення аудиту, а також будь-які інші спеціальні вимоги (законодавчі, регламентувальні, контрактні, сертифікаційні), зокрема мови (соціальні і культурні особливості), умови безпеки, загрози неупередженості.

У разі, якщо на даному етапі встановлено, що органу з сертифікації не вистачає компетентності або здатності для проведення процесу сертифікації у заявленої галузі, орган з сертифікації приймає рішення щодо відхилення заявки на сертифікацію, причини для відхилення заявки документально оформлюються і чітко доводяться до замовника.

2.1.2.2 Орган з сертифікації у рішенні за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13) визначає програму аудиту системи управління для повного циклу сертифікації. Програма аудиту на цикл сертифікації передбачає такі етапи:

a) первинна сертифікація;

  • перший етап первинного аудиту;
  • другий етап первинного аудиту;

b) наглядовий аудит першого року;

c) наглядовий аудит другого року;

d) аудит повторної сертифікації на третій рік.

Перший трирічний цикл, починається з моменту прийняття рішення за заявкою на проведення сертифікації системи управління в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА (Ф-03-ПР-13).

Зміни до розділу рішення за заявкою на проведення сертифікації системи управління щодо програми сертифікації системи управління зумовлені:

  1. назвою підприємства-заявника та його адресою;
  2. розміром організації-замовника, кількість працюючих;
  3. місцем, що підлягають аудиту (адреси);
  4. мовою спілкування організації – клієнта та мовою що розмовляють і пишуть;
  5. сферою та складністю системи управління;
  6. продукцією та процесами, зокрема послугами;
  7. демонструванням рівня ефективності системи управління;
  8. інформацією, отриманою під час попередніх аудитів;
  9. прийнятністю для вибірки: (обґрунтування плану вибірки аудиту системи управління)

ПРИМІТКА 1. Зміни, які ведуть до переглядання програми аудиту: (зміни в організації клієнта, продукції, процесах або системі управляння; зміни до сертифікаційних вимог; зміни до законодавчих вимог; зміни у вимогах акредитації):

  • скарги, що надійшли до органу з сертифікації стосовно клієнта;
  • комбінований, інтегрований або комплексний аудит;
  • відомості про організаційну результативність (наприклад, рівень дефектів, відомості про ключові показники результативності);
  • інтереси відповідних зацікавлених сторін.

ПРИМІТКА 2. Тривалість циклу сертифікації може бути іншою ніж три роки, за умови наявності вимог конкретної галузевої схеми сертифікації.

Наглядові аудити проводяться принаймні один раз на рік, за винятком років, коли проводиться повторна сертифікація. Дата першого наглядового аудиту, після первинної сертифікації, призначається не пізніше ніж рік від дати прийняття рішення щодо сертифікації.

ПРИМІТКА 3. Періодичність проведення наглядових аудитів може бути змінена - в залежності від пори року, сертифікація системи управління обмеженої тривалості (наприклад, тимчасові будівельні ділянки).

У разі потреби орган з сертифікації запитує у клієнта та зберігає всі докази (звіти, коригувальні дії щодо будь-якої невідповідності) коли сертифікацію або аудити, надана іншим органом з сертифікації. В такому випадку орган з сертифікації, відповідно до наданої інформації вносить зміни до програми аудиту.

При розробці програми аудиту, враховується позмінна діяльність клієнта, та беруться до уваги заходи, що проходять у різні зміни.

2.1.2.3 Орган з сертифікації у рішенні за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13) призначає групу кваліфікованих аудиторів для проведення аудиту від імені органу. Якщо група з аудиту складається з одного аудитора, від має компетентність для проведення аудиту та виконання обов'язків керівника групи з аудиту

До складу групи з аудиту можуть бути включені технічні експерти з розробки та (або) технології виробництва відповідної продукції чи / та надання послуг організації-клієнта. Діяльність технічних експертів під час аудиту узгоджується між органом з сертифікації та клієнтом до початку проведення аудиту. Технічний експерт не діє як аудитор. Технічних експертів має супроводжувати аудитор.

ПРИМІТКА 1. Критерії відбору технічних експертів визначається виходячи з потреб групи з аудиту та сфери аудиту.

ПРИМІТКА 2. Технічні експерти мають право надавати поради групі аудиту щодо підготовки, планування або аудиту.

До проведення аудиту орган з сертифікації та клієнт узгоджують присутність та необхідність спостерігача під час проведення аудиту. Спостерігачі не перешкоджають ефективному проведенню аудиту.

ПРИМІТКА. Спостерігачами можуть бути члени організації-клієнта, консультанти, спостерігачі від органу акредитації, регуляторні органи або інші особи, присутність яких обґрунтована.

Кожного аудитора необхідно супроводжувати, якщо інше не погоджено між керівником групи з аудиту і клієнтом. Супроводжувачі сприяють проведенню аудиту.

ПРИМІТКА 1. Супроводжувачі мають наступні обов’язки.

  1. встановлення контактів та координацію часу проведення співбесід;
  2. організацію візитів до певних частин ділянки або організації;
  3. забезпечення того, щоб правила, що стосуються охорони праці на місці та процедур забезпечення безпеки були доведені до відома та виконуються членами групи з аудиту;
  4. спостерігання за аудитом від імені клієнта;
  5. надання роз’яснень або інформації на прохання аудитора.

ПРИМІТКА 2. Особа щодо якої проводять аудит може виступати в ролі супроводжувача.

При залученні сторонніх осіб до аудиту (наприклад, перекладачів, технічних експертів), вони не перешкоджають ефективному проведенню аудиту.

У разі потреби, можуть бути включені аудиторі-стажисти, за умови призначення одного з аудиторів оцінювачем.

Добирання членів групи передбачає залучення, як внутрішніх людських ресурсів, так і зовнішніх, згідно до вимог М-04 «Зовнішні ресурси (аутсорсинг, субпідряд)» для забезпечення компетентності групи аудиту, зокрема її керівника, для досягнення цілей аудиту.

ПРИМІТКА. Керівник групи комплексного або інтегрованого аудиту має поглиблені знання щонайменше одного зі стандартів та ознайомлений з положенням інших стандартів аудиту.

При визначення розміру та складу групи з аудиту враховується:

  1. цілі аудиту, сферу, критерії та розрахунок тривалості аудиту;
  2. вид аудиту (комбінований, інтегрований або спільний);
  3. загальну компетентність групи з аудиту необхідну для досягнення цілей аудиту;
  4. вимоги нормативних документів на систему управління, застосовні законодавчі, регламентуючи чи контрактні вимоги;
  5. мова, соціальні і культурні особливості об’єкта аудиту та їх розуміння членами групи;
  6. здатність членів групи аудиту результативно співпрацювати з об’єктом аудиту;
  7. наявність діючих сертифікатів компетентності членів групи з аудиту;
  8. забезпечення незалежності групи аудиту від діяльності, що підлягає аудиту, та уникнення конфліктів інтересів.

Керівник групи з аудиту розподіляє обов'язки кожного члена групи щодо аудиту конкретних процесів, функцій, об'єктів, областей або видів діяльності. При розподілі обов'язків врахується необхідна компетентність та результативне та ефективне використання групи з аудиту, а також різні ролі та обов'язки аудиторів, аудиторів-стажистів і технічних експертів. У разі потреби, для досягнення цілей аудиту, такий розподіл може змінюватись за погодженням групи з аудиту та замовником.

2.1.2.4 Орган з сертифікації використовує “Методику визначення вартості робіт з сертифікації та оцінювання продукції та систем управління органу з сертифікації ТОВ “ВЕС УКРЕКСПЕРТИЗА” для визначення тривалості аудиту. Для кожного замовника, орган з сертифікації вираховує тривалість проведення аудиту та його обґрунтування, для планування сертифікації, а також для цілковитого й результативного завершення аудиту замовника при прийнятті рішення при прийнятті позитивного рішення за заявкою. Визначаючи термін та тривалість аудиту, враховуються такі аспекти:

  1. вимоги відповідного стандарту на систему управління;
  2. розмір і складність клієнта та його системи управління;
  3. технологічні і законодавчі обставини;
  4. будь-які види діяльності, що виконуються зовнішніми виконавцями, які охоплено системою управління;
  5. результати будь-яких попередніх аудитів;
  6. розмір, кількість філій, їх географічне розташування і розгалуженість структури.
  7. ризики, пов’язані з продукцією, процесами або видами діяльності організації;
  8. чи аудит є комбінований, спільний або інтегрований.

ПРИМІТКА. До розрахунку тривалості днів аудиту систем управління, час, витрачений на подорож до та з ділянок, де проходить аудит, не зараховується.

Для конкретної схеми сертифікації наприклад ISO/TS 22003, необхідно застосовувати спеціальні критерії.

Час, що використано будь-яким членом групи з аудиту, який не має статусу аудитора, не враховується у тривалість аудиту.

ПРИМІТКА. Залучення письмових та усних перекладачів може вимагати додаткового часу для аудиту.

Тривалість проведення аудиту та його обґрунтування реєструється у рішенні за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13).

У разі розгалуженої структури, коли застосовується вибірковість аудиту системи управління замовника, що охоплює однакові види діяльностей на різних ділянках, орган сертифікації розробляє програму вибіркового дослідження, щоб гарантувати належний та результативний аудит системи управління. Обґрунтування плану вибірки документується для кожного замовника у рішенні за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13). Якщо вибірка не дозволяється деякими схемами сертифікації, тоді повинні застосовуватися спеціальні критерії, встановлених в схемах сертифікації наприклад ISO/TS 22003.

ПРИМІТКА. Якщо кілька ділянок займаються різною діяльністю, вибірка не застосовується.

У разі здійснення аудиту на декілька стандартів систем управління це повинно бути враховано у рішенні за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13).

2.1.2.5 Проект рішення до заявки на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13) надається заявникові, таким чином, щоб він мав можливість оскаржити призначення будь-яких конкретних аудиторів чи технічних експертів. Клієнт має право запросити іншу інформацію стосовно кожного члена групи з аудиту. Підприємство-заявник може відхилити запропонований склад групи з аудиту, якщо вважає, що здійснення аудиту цим складом може спричинити конфліктні ситуації або становить загрозу неупередженості. Якщо клієнт висловить обґрунтовану незгоду стосовно призначеної групи, орган з сертифікації змінює склад групи з аудиту.

Якщо заперечень з боку заявника не висунуто - орган з сертифікації готує у двох примірниках та направляє підприємству-заявнику: рішення за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13).

Якщо заявником було висунуто будь-які заперечення - вони враховуються або надається обґрунтована відмова в їх урахуванні.

2.2 Планування аудитів

2.2.3 Плану проведення першого етапу аудиту системи управління

Цілі аудиту визначає орган з сертифікації. Сферу та критерії аудиту, включаючи зміни, орган з сертифікації, визначає після обговорення з клієнтом.

Орган з сертифікації складає план проведення 1 етапу аудиту системи управління (Ф-04-ПР-13).

У загальному випадку, план проведення 1 етапу аудиту системи управління (Ф-04-ПР-13) містить таке:

  1. цілі аудиту;
  2. критерії аудиту (нормативний документ на систему управління чи інша доречна документація щодо системи управління);
  3. сферу аудиту, зокрема позначення підрозділів, функційних одиниць чи окремих процесів, що підлягають аудиту;
  4. дати і місця, де будуть проводитись аудит, зокрема відвідування філій чи окремих дільниць виробництва чи/та надання послуг;
  5. очікувана тривалість аудит на місці;
  6. ролі та обов'язки членів групи з аудиту та супроводжуваних осіб, таких як спостерігачі або перекладачі.

Завдання для групи з аудиту на першому етапі аудиту:

  1. аудит у клієнта: структури, політики, процесів, процедур, записів і пов’язаних документів, відповідно до стандарту на систему управління;
  2. дослідити, чи задовольняють вони всі вимоги, заявленої сфери сертифікації;
  3. визначити, чи розроблені, запроваджені та ефективно підтримуються процеси і процедури, відповідно до стандарту на систему управління;
  4. проінформувати клієнта, про неузгодженість між політикою, завданнями і цілями клієнта.

План 1 етапу (Ф-04-ПР-13) сертифікаційного аудиту затверджує керівник або заступник керівника ОС та погоджує керівник підприємства-заявника. Дату проведення аудиту заздалегідь узгоджуються з клієнтом.

2.3 Первинний сертифікаційний аудит

2.3.1 Загальні положення

Первинний сертифікаційний аудит системи управління проводиться у два етапи: перший етап і другий етап.

2.3.2 Перший етап аудиту

Перший етап аудиту - має особливу важливість, коли підприємство сертифікується вперше.

Під час першого етапу сертифікації, група аудиту оцінює систему управління заявника у визначеній галузі на відповідність усім застосованим вимогам сертифікації.

Для виконання всіх задач першого етапу проводиться планування та клієнт інформується про заходи які заплановані “на місці”.

ПРИМІТКА. План проведення 1 етапу аудиту системи управління (Ф-04-ПР-13) може офіційно не складатися.

Перший етап провадиться, щоб:

  1. оцінити на відповідність стандарту документацію системи управління заявника;
  2. оцінити місце розташування замовника та умови розташування виробничих дільниць, а також провести переговори з персоналом замовника задля визначення готовності до другого етапу аудиту;
  3. проаналізувати стан замовника та розуміння ним вимог стандарту, зокрема стосовно визначення ключових характеристик або значних аспектів, процесів, цілей і функціювання системи управління;
  4. зібрати необхідну інформацію щодо сфери застосування системи управління, процесів та обладнання, ділянок клієнта, встановлені рівні контролю (у клієнта з розгалуженою структурою), а також доречних законодавчих та регулятивних аспектів і дотримання їх (зокрема, аспекти діяльності замовника у сфері якості);
  5. проаналізувати розподіл ресурсів для проведення другого етапу і погодити з клієнтом деталі проведення другого етапу;
  6. забезпечити спрямованість на планування другого етапу системи управління заявника за допомогою досягнення достатнього розуміння системи замовника та функціювання його дільниць в контексті стандарту на систему управління або інших нормативних документів;
  7. оцінити, чи планують і провадять внутрішні аудити й аналізування з боку керівництва, і чи ступінь запровадження системи управління підтверджує готовність замовника до другого етапу (остаточної оцінки).

У разі необхідності, керівник групи з аудиту направляє члена групи аудиту для відвідування підприємства, з метою проведення частини робіт першого етапу систем управління, безпосередньо на місці або отримати на підприємстві додаткові відомості і матеріали, потрібні для проведення оцінки.

Перший етап завершується підготовкою письмового звіту за результатами 1 етапу аудиту системи управління (Ф-05-ПР-13), щодо доцільності (недоцільності) проведення 2 етапу включаючи визначення проблемних питань, які можуть під час 2 етапу класифікуватися як невідповідності. Звіт підписує керівник групи з аудиту і готуються у 2-х примірниках: для органу з сертифікації і підприємства-заявника.

У разі позитивного рішення орган з сертифікації направляє підприємству-заявнику підготовлений звіт за результатами 1 етапу аудиту (Ф-05-ПР-13).

У разі якщо рішення за результатами звіту першого етапу - негативне, у звіті (Ф-05-ПР-13) наводяться причини такого рішення та усі невідповідності систем управління, що перевіряються, на відповідність вимогам НД. Після урахування всіх зауважень, підприємство-заявник може подавати свою систему управління на повторне проведення першого етапу сертифікації.

Усі невідповідності згідно звіту (Ф-05-ПР-13) мають бути усунені до проведення 2 етапу, також розглядаються потреби клієнта вирішити проблемні питання, що виникли протягом аудиту першого етапу. Заявник надає докази усунення всіх невідповідностей до початку проведення наступного етапу сертифікації системи управління. Орган з сертифікації може переглянути свої плани щодо другого етапу. Другий етап аудиту може бути відкладено або скасовано по результатам першого етапу аудиту, клієнт має бути про це проінформований.

2.3.3 Другий етап аудиту

Другий етап сертифікаційного аудиту - призначений оцінити на місці запровадження, зокрема результативність, системи управління заявника.

Керівник групи з аудиту розроблює план проведення 2 етапу аудиту систем управління (Ф-06-ПР-13) затверджує його у керівника або заступника керівника ОС, підписує у керівника групи аудиту та погоджує його з замовником до проведення аудиту “на місці”.

Другий етап сертифікаційного аудиту, щонайменше охоплює:

  1. інформацію та докази відповідності всім вимогам застосованого стандарту на систему управління чи іншого нормативного документу;
  2. моніторинг, вимірювання, реєстрацію та аналізування функціювання щодо ключових показників цілей і завдань (що узгоджуються з очікуваннями в застосованому стандарті на систему управління або іншому НД);
  3. дотримання законодавчих, договірних і регуляторних вимог у системі управління та діяльності замовника;
  4. оперативне керування процесами замовника;
  5. проведення внутрішніх аудитів та аналізування з боку керівництва;
  6. відповідальність керівництва за політику;
  7. зв’язку між будь-якими застосованими вимогами законодавства, відповідальністю, компетентністю персоналу, процесами, процедурами, даними щодо функціювання, а також даними та висновками внутрішніх аудитів.

Група з аудиту аналізує всю інформацію зібрану протягом аудитів першого і другого етапів, з метою узгодженості звітів аудитів.

2.4 Провадження аудитів

Якщо необхідно орган з сертифікації залучає персонал з відповідною компетентністю для проведення аудиту, за допомогою електронного устаткування або віртуальної ділянки.

ПРИМІТКА. Аудити «на місці» можуть включати дистанційний доступ до електронної ділянки. Також можливе використання електронних засобів для проведення аудитів.

2.4.1 Проведення вступної наради

Вступну нараду організовує та проводить керівник групи з аудиту. У нараді беруть участь члени групи з аудиту і персонал підприємства-заявника, який призначено для участі у проведенні аудиту. Під час вступної наради:

  1. рекомендують учасників, та визначають їх функції (у тому числі супроводжувачів та спостерігачів);
  2. підтверджують сферу сертифікації;
  3. повідомляють учасників наради про: план, тип, сферу, цілі, критерії, методи та процедури аудиту. Узгоджують час та дату проведення заключної наради та проміжних нарад у разі виникнення потреби в їх проведенні;
  4. установлюють офіційні способи спілкування між аудиторами та персоналом підприємства;
  5. обговорюють забезпеченість групи з аудиту потрібними ресурсами і засобами;
  6. з'ясовують питання щодо конфіденційності;
  7. визначають процедури для групи з аудиту, пов'язаних з охороною праці, надзвичайними ситуаціями, безпекою та інші;
  8. підтверджують наявність, ролі та особи будь-кого з супроводжувачів та спостерігачів;
  9. оговорюють спосіб звітування, та межі даних аудиту;
  10. інформують про причини за якими можливе дострокове припинення аудиту;
  11. забезпечують упевненість у тому, що уся група з аудиту, несе відповідальність за аудит і буде контролювати виконання плану, записів та діяльність з аудиту;
  12. підтверджують статус даних попереднього аналізування або аудиту, за наявності;
  13. обговорюють методи та процедури, які будуть використовуватись для проведення аудиту на основі вибірки;
  14. підтверджують мову, яка буде використовуватись в ході аудиту;
  15. повідомляють клієнта про хід аудиту та проблемні питання, які можуть виникати в процесі аудиту;
  16. налагоджують діалог з клієнтом.

За результатами вступної наради складається та підписується керівником групи з аудиту та керівником підприємства-клієнта протокол вступної наради 2 етапу аудиту системи управління (Ф-08-ПР-13).

В процесі аудиту, група з аудиту періодично оцінює хід аудиту та обмінюється інформацією. При необхідності керівник групи з аудиту перерозподіляє роботу між членами групи з аудиту і інформує клієнта про хід аудиту та проблемні питання. Якщо докази аудиту свідчать, що цілі аудиту недосяжні або наявні ризики пов’язані наприклад з безпекою, керівник аудиту повідомляє про це клієнта та орган з сертифікації. Також на основі цього можуть бути змінені: план, цілі, сфера аудиту або припинено аудит. Про запроваджені таких дій - повідомляється органу з сертифікації.

Застосовуючи належну вибірку, під час проведення аудиту, збирається інформація, яка є доказом аудиту, відповідно до цілей аудиту, сфери аудиту та критеріїв аудиту (взаємозв’язки між функціями, видами діяльності і процесами).

Аналізування включає роботи з оцінки стану виробництва чи/та надання послуг, аналізу фактичного матеріалу та підготовки попередніх висновків для заключної наради.

Під час аналізування збирають потрібні дані про систему управління шляхом, вивчення документів і спостережень на ділянках, що підлягають аудиту.

При сертифікації можуть застосовуватися наступні методи збирання інформації:

  1. опитування і співбесіди;
  2. здійснення спостережень за процесами та діяльністю клієнта;
  3. аналізування і вивчення документації та записів.

2.4.2 Ідентифікація та реєстрування даних аудиту

Ознаки, які вказують на можливість виникнення невідповідностей, мають фіксуватись і окремо аналізуватися. Усі спостереження, зроблені в ході аудиту, документуються. Інформація, одержана в ході аналізування, перевіряється шляхом порівняння з інформацією, одержаною з інших джерел.

Аналіз фактичного матеріалу здійснюється з метою встановлення відповідності (чи невідповідності) елементів системи управління підприємства-заявника вимогам стандарту на систему управління. Якщо не заборонено схемою сертифікації систем управління можливості для поліпшення можуть бути виявлені і зареєстровані. Невідповідності не повинні реєструватися як можливості для поліпшення.

Аналіз проводиться відповідно до програми аудиту систем управління і контрольних запитань з оцінки систем управління.

Невідповідності визначаються термінами конкретних вимог нормативних документів, відповідно до яких проводився аудит.

Виявлені невідповідності оформлюються аудитором у листі реєстрації невідповідностей (Ф-07-ПР-13), та розглядаються керівником групи з аудиту разом з клієнтом. Всі спостереження, за результатами яких виявлено невідповідності, обговорюються і мають бути зрозумілими замовнику. Аудитор не повинен визначати причини невідповідностей.

Керівник групи з аудиту узгоджує будь-які розбіжності у думках між групою з аудиту та клієнтом щодо доказів або даних аудиту, а неузгоджені питання реєструються.

На підставі результатів аналізу фактичного матеріалу група аудиторів, перед заключною нарадою повинна:

  1. проаналізувати дані аудиту та будь-яку іншу відповідну інформацію, що була зібрана в ході аудиту на відповідність цілям та критеріям аудиту та класифікувати невідповідності;
  2. узгодити висновки аудиту, з урахуванням невизначеності, яка властива процесу аудиту;
  3. визначити будь-які необхідні подальші дії;
  4. підтвердити відповідність програми аудиту або визначити будь-які необхідні зміни для майбутніх аудитів (сфера, тривалість, дата аудитів, частота наглядів, компетентності групи аудиту).

2.4.3 Проведення заключної наради

Після аналізування група з аудиту проводить заключну нараду з керівництвом підприємства та особами, які є відповідальними за об’єкти аудиту.

Основна мета наради - надати керівництву підприємства-заявника висновки, складені за результатами аудиту і оцінки та на якій підставі їх зроблено, а також зробити попередні висновки щодо можливості (неможливості) видачі сертифіката на систему управління. Ступень деталізації питань на заключній нараді відповідає обізнаності клієнта щодо процесу аудиту:

  1. повідомити клієнта, що зібрані докази в ході аудиту були засновані на вибірці інформації, що є елементом невизначеності;
  2. спосіб та термін звітування результатів аудиту;
  3. процес поводження з невідповідностями;
  4. термін для клієнта представити план коригування та коригувальних дій;
  5. дії органу з сертифікації після аудиту;
  6. інформація щодо процесів вирішення скарг та розглядання апеляції.

Зауваження подаються керівником групи з аудиту в усній формі та викладаються в протоколі заключної наради за результатами 2 етапу аудиту системи управління (Ф-09-ПР-13) залежно від їх вагомості і у формі, що забезпечує підприємству розуміння результатів аудиту.

Заявнику надається можливість ставити запитання. Клієнт та група з аудиту обговорює та вирішає всі неузгоджені думки щодо даних аудиту або висновків аудиту. Всі не вирішені неузгоджені думки, реєструються та повідомляються органу з сертифікації.

Проведення заключної наради оформляється протоколом заключної наради за результатами 2 етапу аудиту системи управління (Ф-09-ПР-13), який підписують усі члени групи з аудиту. З протоколом заключної наради за результатами 2 етапу аудиту системи управління (Ф-09-ПР-13) ознайомлюється керівник підприємства, візує його і узгоджує з групою аудиторів терміни усунення невідповідностей та термін підготовки звіту про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13).

Будь-які неузгоджені думки, між клієнтом за групою з аудиту реєструються та повідомляються органу з сертифікації.

2.4.4 Звіт про оцінку системи управління

На підставі наданих аудиторами даних, керівником групи з аудиту складається звіт про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13). Орган з сертифікації підтримує право власності на звіт про аудит.

Звіт про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13) повинен бути точним, стислим і чітко описувати проведення аудиту і містить:

  1. загальні відомості про орган з сертифікації (назву, адресу, реєстраційний номер атестату акредитації, банківські реквізити);
  2. назву та адресу об’єкту(вів), де проводилася аудит;
  3. тип аудиту (наприклад, первинний, наглядовий або аудит повторної сертифікації або спеціальні аудиту);
  4. критерії аудиту;
  5. цілі аудиту;
  6. сферу аудиту, організаційні або функціональні підрозділи чи процеси, у яких був проведено аудит, тривалість проведення аудиту;
  7. будь-які відхилення від плану аудиту, з визначенням причин;
  8. значні питання, що впливають на програму аудиту системи управління визначену у рішенні за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13);
  9. визначення керівника та членів групи аудиту, супроводжуваних осіб. Кваліфікацію, досвід і повноваження персоналу, з яким контактували;
  10. дати і місця, де був проведений аудит (на місці або поза ним, постійно або тимчасові ділянки);
  11. результати аудиту (див. п.9.4.5), посилання на докази та висновки аудиту, які б відповідали вимогам даного типу аудиту;
  12. значні зміни, що негативно вплинули на систему упраління клієнта з часу проведення останнього аудиту;
  13. якщо є, невирішені питання;
  14. якщо застосовно, структуру аудиту: спільний, комплексний, інтегрований
  15. застереження, що аудит базується на процесі вибірки доступної інформації;
  16. рекомендації від групи з аудиту;
  17. ефективність, з якою контролюють використання документів про сертифікацію та знаків, якщо це застосовно;
  18. дії, виконані для усунення виявлених невідповідностей, зокрема коли можливо, ті, що були виявлені під час попереднього оцінювання.

Звіт про оцінки системи управління (Ф-10-ПР-13) враховує:

а) заяву про відповідність та ефективність системи управління, з доказами, про:

  • коментарі щодо відповідності системи управління заявника вимогам сертифікації;
  • внутрішні аудити та процес аналізу з боку керівництва;

b) висновок щодо прийнятності сфери сертифікації;

c) підтвердження, що цілі аудиту досягнуто.

Звіт про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13) оформлюється протягом місяця після дати проведення заключної наради. Підписують звіт усі члени групи з аудиту та погоджує керівник підприємства-заявника.

Керівник групи з аудиту підписує звіт про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13) та несе відповідальність за його достовірність та повноту.

Керівник або заступник керівника органу з сертифікації ТОВ “ВЕС “УКРЕКСПЕРТИЗА” затверджує звіт про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13).

Орган з сертифікації для забезпечення ефективного аналізування, перед прийняттям рішення (Ф-11-ПР-13) щодо надання сертифікації, розширення або скорочення сфери сертифікації, надання повторної сертифікації, призупинення або поновлення, або скасування сертифікації, розробляє і оформлює у звіті про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13) експертний висновок за матеріалами проведених робіт з сертифікації системи управління. Експертний висновок містить:

  1. отриману інформацію, від групи аудиту, яка є достатньою для вимог сертифікації та її сфери;
  2. аналіз, визнання і моніторинг коригування і коригувальних дій для будь-яких суттєвих невідповідностей;
  3. аналіз і прийняття запланованих клієнтом коригувань і коригувальних дій щодо будь-яких несуттєвих невідповідностей.

2.5 Рішення щодо сертифікації

2.5.1 Загальні положення

Рішення про можливість (неможливість) видачі сертифікату на систему управління (Ф-11-ПР-13) ухвалює особа, що призначення в рішенні за заявкою, на підставі інформації, зібраної в процесі сертифікації, та будь-якої іншої доречної інформації (наприклад, загальнодоступної інформації або коментарів замовника щодо звіту про оцінку системи управління (Ф-10-ПР-13), інформації про усунення невідповідностей системи управління, що виявлені в процесі аудиту. Цикл сертифікації починається з рішення за заявкою на проведення сертифікації системи управління (Ф-03-ПР-13).

Особа, яка виносить рішення (Ф-11-ПР-13) щодо сертифікації, не бере участь у оцінці системи управління заявника, та має відповідну компетентність.

Кожне рішення (Ф-11-ПР-13) щодо сертифікації реєструється, включаючи будь-яку додаткову інформацію або роз'яснення від групи з аудиту або інших джерел.

Орган з сертифікації не делегує сторонній особі або органу повноваження щодо надавання, підтримування, розширювання, скорочування, призупинення чи скасовування дії сертифікату на систему управління замовника.

Орган з сертифікації вимагає від клієнта, щоб він проаналізував причини невідповідностей та описав запроваджені або заплановані до виконання конкретні коригування і коригувальні дії, для усунення виявлених невідповідностей у визначений термін.

Орган з сертифікації аналізує коригування, визначені причини та коригувальні дії, представлені клієнтом, здійснює моніторинг та підтверджує ефективність коригувань і коригуючих дій. Усунення невідповідностей системи управління, реєструється у рішенні про можливість (неможливість) видачі сертифікату на систему управління (Ф-11-ПР-13). Клієнта необхідно повідомити, у разі потреби в додатковому повному або скороченому аудиті або необхідності надання задокументованих доказів (що будуть підтверджені під час майбутніх аудитів) для моніторингу ефективності коригувань та коригувальних дій.

ПРИМІТКА Моніторинг ефективності коригування та коригувальної дії може бути здійснено на основі аналізування документації, наданої клієнтом, або, у випадку необхідності, шляхом аудиту на місці.

2.5.2 Інформація для надання первинної сертифікації

Для прийняття об'єктивного та компетентного рішення щодо сертифікації, розглядається щонайменше:

  1. звіт про аудит системи управління;
  2. коментарі щодо виявлених невідповідностей, і коригувальних дій, запроваджених замовником;
  3. підтвердження наданої органу з сертифікації інформації, яку використовували під час аналізування;
  4. підтвердження того, що цілі аудиту виконані;
  5. рекомендацію щодо надання або ненадання сертифікації, разом з будь-якими умовами або спостереженнями.

Якщо протягом 6 місяців після останнього дня другого етапу аудиту, орган з сертифікації не має можливості здійснити аудит впровадження коригувань та коригувальних дій щодо суттєвих невідповідностей, орган з сертифікації проводить ще один другий етап аудиту перед наданням рекомендацій щодо сертифікації.

У випадках коли передбачено трансфер сертифікації з одного органу сертифікації до іншого, орган з сертифікації, що приймає сертифікацію, має процес отримання достатньої інформації з метою прийняття рішення щодо сертифікації.

Після затвердження рішення про можливість видачі сертифікату на систему управління (Ф-11-ПР-13), орган з сертифікації підготовлює проект сертифіката на систему управління в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА (Ф-14-ПР-13) з додатком (за необхідністю) і погоджує його з заявником. Проект сертифікату на систему управління в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА (Ф-14-ПР-13) реєструється у Реєстрі системи органу з сертифікації ТОВ «ВЕС «УКРЕКСПЕРТИЗА». Після отримання реєстраційного номеру оформлюється сертифікат на систему управління (Ф-14-ПР-13).

Сертифікат на систему управління містить:

а) назва та адреса заявника;

b) галузь наданої сертифікації зокрема:

  • стандарти та/або інші нормативні документи, на відповідність яким сертифіковано систему управління;
  • категорії продукції, процесів або послуг, якщо можливо;
  • законодавчі вимоги, стандарти на продукцію та інші нормативні документи, за яким постачається продукція;

b) видання даного документу (вперше, на заміну, повторно тощо)

c) дата надання чинності та термін дії сертифікації;

d) унікальний ідентифікаційний код;

e) назва, адреса і сертифікаційний знак органу сертифікації. Інші знаки (наприклад, символ акредитації) можуть використовуватися за умови, що вони не вводять в оману або не є двозначними;

f) будь-яка інша інформація, що вимагається стандартом та/або іншим нормативним документом, що використовується для сертифікації.

Термін дії сертифікату на систему управління (Ф-14-ПР-13) складає три роки. У разі переоформлення сертифікату (зміна назви, адреси, сфери сертифікації, нормативного документу), новий сертифікат видається до кінця терміну дії першого.

Після підписання заступником керівника або керівником органу з сертифікації сертифіката на систему управління (Ф-14-ПР-13), сертифікати, реєструються у електронному журналі реєстрації заявок на проведення оцінки відповідності системи управління і сертифікатів (Ф-12-ПР-13).

За бажанням заявника йому може бути додатково виданий оригінал сертифіката на систему управління на російській та англійській мові з тим же номером і датою видачі на бланках встановленого зразка.

2.6 Підтримування сертифікації

2.6.1 Загальні положення

Орган з сертифікації підтримує сертифікацію клієнта, базуючись на демонстрації того, що клієнт продовжує задовольняти вимоги стандарту на систему управління. Він може підтримувати сертифікацію клієнта базуючись на позитивному висновку керівника групи з аудиту без подальшого незалежного аудиту, за умови, що

  1. для суттєвих невідповідностей або іншої ситуації, яка може призвести до призупинення або скасування сертифікації клієнта, керівник групи з аудиту повідомляє орган з сертифікації про необхідність ініціювання аудит відповідним компетентним персоналом, таким що не проводив аудит, щоб визначити, чи можна підтримувати сертифікацію;
  2. компетентний персонал органу з сертифікації контролює діяльність щодо наглядання, охоплюючи моніторинг звітування його аудиторами, щоб підтвердити, що дії стосовно сертифікації виконуються ефективно.

2.6.2 Діяльність щодо наглядання

Орган сертифікації розробив задокументовану процедуру ПР-14 “Порядок проведення наглядових аудитів за сертифікованими та системами управління” задля провадження дій з нагляду, щоб на постійній основі здійснювати аудит представницької сфери та функцій, охоплені сферою застосування системи управління, а також враховувати зміни у сертифікованого замовника та його системи управління.

2.6.3 Повторна сертифікація

2.6.3.1 Планування повторного сертифікаційного аудиту

Повторний сертифікаційний аудит планується і своєчасно проводитися, щоб оцінити безперервне виконання всіх вимог відповідного стандарту системи управління або іншого нормативного документа, до закінчення дії сертифікації. Мета повторного сертифікаційного аудиту - підтвердити постійну відповідність і результативність системи управління в цілому і постійну доречність і застосовність до сфери сертифікації.

Для отримання повторної сертифікації, заявник не пізніше як за три місяці до закінчення терміну його дії надсилає до органу з сертифікації заявку на проведення сертифікації систем управління в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА (Ф-01-ПР-13). У разі наявності декількох філій або сертифікації на відповідність декільком стандартам на системи управління, орган сертифікації під час планування аудиту забезпечує достатнє охоплення всіх об’єктів аудитом на місці, щоб забезпечити довіру до сертифікації.

Орган з сертифікації приймає рішення щодо повторної сертифікації, ґрунтуючись на результатах повторного сертифікаційного аудиту і на результатах аудиту системи протягом дії сертифікації та скарг, отриманих від користувачів сертифікації.

Під час повторної сертифікації необхідно розглядати функціювання системи управління протягом періоду надання сертифікації, зокрема звіти про проведення попередніх наглядових аудитів протягом останнього циклу сертифікації, будь-які зміни, та скарги.

У процесі повторної сертифікації може знадобитися проведення аудиту першого етапу, у випадках, коли відбулися значні зміни у системі управління, в замовника, або в умовах функціювання системи управління (наприклад, зміни в законодавстві чи нормативних документах).

ПРИМІТКА. В будь-який час протягом циклу сертифікації, можуть виникнути ситуації що може знадобитися провести спеціальний аудит, який складається з одного або двох етапів.

2.6.3.2 Аудит повторної сертифікації

Остаточна оцінка системи управління під час повторної сертифікації, охоплює:

  1. ефективність системи управління загалом з урахуванням внутрішніх і зовнішніх змін, а також її постійну відповідність та застосовності у сфері сертифікації;
  2. доведеного виконання зобов’язання щодо підтримування результативності та поліпшенню системи управління задля підвищення загальної ефективності діяльності;
  3. чи сприяє функціювання сертифікованої системи управління досягненню політики організації та цілей.

Якщо під час аудиту повторного осертифікування виявлено невідповідності чи немає достатніх доказів відповідності, орган з сертифікації встановлює термін коригування та коригувальних дій, такі дії впроваджуються та здійснюється їх аудит органом з сертифікації, до закінчення терміну дії сертифікату.

У випадку успішного завершення повторної сертифікації до дати завершення існуючої сертифікації, дата завершення нової сертифікації може ґрунтуватись на даті завершення чинної сертифікації. Дата видання на новому сертифікаті є однаковою або пізнішою ніж дата рішення щодо повторної сертифікації.

Повторна сертифікація не рекомендована та дія сертифікації не подовжена, коли клієнт не надав можливості аудиту впровадження коригувань та коригувальних дій щодо невідповідностей або орган з сертифікації не завершив аудит повторної сертифікації клієнта.

Орган з сертифікації поновлює сертифікацію, після закінчення дії сертифікації, в термін до півроку, за умови завершення всіх заходів з повторної сертифікації або провести як мінімум аудит другого етапу. Дата набуття чинності сертифікатом є однаковою або пізнішою ніж дата рішення щодо повторної сертифікації. Дата завершення дії ґрунтується на попередньому циклі сертифікації.

2.6.4 Спеціальні аудити

2.6.4.1 Розширення сфери сертифікації

ОС ТОВ «ВЕС «УКРЕКСПЕРТИЗА», у відповідь на заявку від клієнта щодо розширення сфери наданої сертифікації, визначає дії з аудиту, необхідні для ухвалення такого рішення. Розширення сфери сертифікації можуть бути поєднано з наглядовим аудитом.

2.6.4.2 Короткострокові аудиту

Короткострокові аудити сертифікованих замовників впроваджуються органом з сертифікації у стислі терміни, щоб розглянути скарги, відреагувати на зміни або як наступні дії щодо замовників, сертифікацію яких призупинено. У таких випадках:

  1. орган з сертифікації обґрунтовує й заздалегідь письмово повідомляє сертифікованих замовників про умови здійснення короткострокових аудитів;
  2. орган з сертифікації особливо уважно ставиться до призначення групи аудиту через неможливість замовника заперечити проти складу групи з аудиту (зазвичай, це група яка була раніше погоджена із заявником чи окремі її члени).

2.6.5 Призупинення, скасування або скорочення сфери сертифікації

Орган з сертифікації розробив політику та процедуру ПР-05 “Порядок скасування, призупинення та поновлення дії сертифікатів“.

Рішення про призупинення дії сертифіката на систему управління та сертифікаційної угоди приймається у випадках, коли:

  1. сертифікована система управління замовника постійно або суттєво не відповідає вимогам сертифікації (наприклад, щодо результативності системи управління);
  2. замовник не дає можливості проводити наглядання або повторні сертифікаційні аудити з запланованою періодичністю;
  3. замовник добровільно надав лист з проханням про призупинення сертифікації;
  4. замовник не виконав фінансові зобов'язання перед органом з сертифікації.

Під час призупинення, сертифікація є тимчасово недійсною. Взаємна відповідальність сторін обумовлена сертифікаційною угодою, що укладена між заявником та ОС.

Рішення про скасування дії сертифіката (або скорочення сфери його дії) та сертифікаційної угоди приймаються у разі неспроможності вирішити проблеми, які призвели до призупинення протягом встановленого часу (призупинення не перевищує 6 місяців). ОС ТОВ «ВЕС «УКРЕКСПЕРТИЗА» поновлює призупинену сертифікацію, якщо проблемні питання, результатом якого є призупинення, вирішено.

Орган з сертифікації зменшує сферу сертифікації клієнта, щоб виключити частини, які не відповідають вимогам. Таке зменшення узгоджується з вимогами стандарту, що використовується для сертифікації.

2.7 Апеляції

Апеляції, що надходять до ОС ТОВ «ВЕС «УКРЕКСПЕРТИЗА» від заявників або інших зацікавлених сторін, розглядаються згідно процедури ПР-07 „Порядок розгляду скарг та апеляцій”, яка є загальнодоступною та розміщена на веб-сайті органу.

Орган з сертифікації несе відповідальність щодо всіх рішень на всіх рівнях процесу розглядання апеляцій.

2.8 Скарги

Орган з сертифікації несе відповідальність щодо всіх рішень на всіх рівнях процесу розглядання скарг.

Звернення, розглядання і рішення щодо скарг не спричиняє будь-яких дискримінаційних дій стосовно скаржника.

Орган з сертифікації отримавши скаргу щодо сертифікації перевіряє чи стосується отримана скарга діяльності за яку несе відповідальність органу з сертифікації. У випадку, якщо скарга стосується сертифікованого клієнта, під час її розглядання враховується ефективність сертифікованої системи управління.

Скарги та спірні питання, що надходять до ОС ТОВ «ВЕС «УКРЕКСПЕРТИЗА» від заявників або інших зацікавлених сторін, розглядаються згідно процедури ПР-07 „Порядок розгляду скарг та апеляцій”, яка є загальнодоступною та розміщена на веб-сайті органу.

2.9 Записи щодо клієнтів

Орган з сертифікації ТОВ “ВЕС “УКРЕКСПЕРТИЗА” підтримує в робочому стані систему реєстрації даних (записи) щодо своїх клієнтів, які відповідають чинному законодавству, вимогам міжнародних стандартів та потребам системи сертифікації, та своїй специфіці.

Орган з сертифікації підтримує зареєстровані дані щодо аудиту та іншої діяльності з сертифікації для всіх замовників, включаючи всі організації, які надали заявки, і всі сертифіковані організації, аудит яких було проведено, або ті, у яких сертифікація призупинена або скасована.

Зареєстровані дані щодо сертифікованих замовників містять:

  1. інформацію щодо заявки, опитувальні анкети та звіти первинного, наглядового і повторного аудитів;
  2. договір на сертифікацію;
  3. інформацію стосовно рішень щодо сертифікації;
  4. обговорення рішення, якщо це застосовне;
  5. протоколи нарад та плани аудитів;
  6. інформацію щодо невідповідностей;
  7. аудит коригування і коригувальних дій;
  8. реєстрацію скарг і апеляцій, і будь-яких подальших коригувань або коригувальних дій;
  9. сертифікаційні документи, включаючи сферу сертифікації, пов’язану з продукцією, процесом або послугою, якщо це застосовне;
  10. пов'язані записи, необхідні для зміцнення довіри до сертифікації, як, наприклад, докази компетентності аудиторів і технічних експертів.

Орган з сертифікації має задокументовану політику та методику М-02 “Управління документами та записами”. Зареєстровані данні зберігаються з дотриманням вимог конфіденційності протягом періоду часу, рівного тривалості поточного циклу сертифікації плюс один повний цикл сертифікації або зберігаються відповідно до вимог чинного законодавства. Тривалість зберігання зареєстрованих даних розроблена з урахуванням норм чинного законодавства.

ПРИМІТКА. Законодавчі вимоги можуть вимагати довшого зберігання записів.

Матеріали, одержані в результаті діяльності органу з сертифікації комплектуються в окремі справи на кожного заявника. У справі зберігаються всі необхідні матеріали з сертифікації. Зазначені справи зберігаються під контролем керівника органу з сертифікації.

Орган з сертифікації надійно зберігає зареєстровані дані про заявників і виробників, щоб забезпечити, що інформація зберігається за умов конфіденційності. Документи переміщуються, передаються або переносяться таким чином, щоб забезпечувалась конфіденційність.

Анкети які заповнюють при оцінці відповідності систем управління:

Опитувальна анкета з інформацією про підприємство, що заявлено на оцінку відповідності вимог встановлених у ДСТУ ISO 9001

Опитувальна анкета з інформацією про підприємство, що заявлено на оцінку відповідності вимог встановлених у ДСТУ ISO 14001

Опитувальна анкета з інформацією про підприємство, що заявлено на оцінку відповідності вимог встановлених у ДСТУ ISO 22000

Опитувальна анкета з інформацією про підприємство, що заявлено на оцінку відповідності вимог встановлених у ДСТУ OHSAS 18000

Перелік вхідних матеріалів для попередньої оцінки системи управління безпечністю харчових продуктів

Перелік вхідних матеріалів для попередньої оцінки системи управління безпекою та гігієною праці

Перелік вхідних матеріалів для попередньої оцінки системи екологічного керування

Перелік вхідних матеріалів для попередньої оцінки системи управління якістю

Заявка на проведення оцінки відповідності системи управління гігієною та безпекою праці в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА

Заявка на проведення оцінки відповідності системи управління навколишнім середовищем в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА

Заявка на проведення оцінки відповідності системи управління якістю в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА

Заявка на проведення оцінки відповідності системи управління безпечністю харчових продуктів в Системі УКРЕКСПЕРТИЗА